Proses adalah jalinan organisasi bagaimana cara orang mengatur kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi. Kualitas proses adalah hal yang paling penting dan penentu keberhasilan organisasi.
Dua dimensi kualitas proses adalah efisiensi dan efektivitas. Efisiensi proses adalah ukuran rasio output proses terhadap input. Efektivitas proses adalah ukuran seberapa baik suatu proses mencapai strategi organisasi.
Bagaimana Proses Dapat Ditingkatkan
1. Mengubah Struktur Proses
Kualitas
proses dapat diubah hanya dengan mengatur ulang proses. Struktur proses memiliki
pengaruh kuat pada efisiensi proses. Dalam persetujuan pemesanan proses,
mengubah stuktur proses dapat meningkatkan efisiensi proses bagi pelanggan.
2. Mengubah Sumber Daya
Kegiatan
proses bisnis dilakukan oleh manusia dan sistem informasi. Satu jalan menuju
meningkatkan kualitas proses adalah dengan mengubah alokasi sumber daya
tersebut. Salah satu cara untuk membuatnya lebih efektif adalah dengan
mengidentifikasi sumber keterlambatan dan kemudian menambahkan lebih banyak
sumber daya.
3. Mengubah Struktur dan Sumber Daya
Untuk meningkatkan kualitas
proses dengan mengubah struktur proses dan sumber daya. Bahkan, kecuali
perubahan struktur hanya penataan ulang tugas sederhana, mengubah struktur
suatu proses hampir selalu melibatkan perubahan sumber daya juga.
Bagaimana Sistem Informasi Dapat Meningkatkan Kualitas Proses
1. Melakukan Suatu Kegiatan
Sistem
informasi dapat melakukan keseluruhan aktivitas proses. Misalnya, aktivitas
pemeriksaan kredit dapat sepenuhnya otomatis. Pemesanan kursi di maskapai
dilakukan secara otomatis; semua aktivitas reservasi dilakukan oleh sistem
informasi. (Kecuali, tentu saja, aktivitas penumpang: Saat membuat reservasi,
Anda harus memilih tempat duduk dari lokasi yang tersedia, tetapi waktu Anda
bebas untuk maskapai).
2. Menambahkan Peran Manusia
Sistem
informasi dapat meningkatkan kualitas proses adalah dengan menambah tindakan
dari manusia yang melakukan aktivitas itu. Misalnya, pertimbangkan proses
mengelola janji pasien. Untuk menjadwalkan janji temu, pasien menelepon kantor
dokter dan berbicara dengan resepsionis yang menggunakan sistem informasi janji
temu. Sistem informasi itu menambah janji temu aktivitas penciptaan.
3. Mengontrol Kualitas Data dan Aliran Proses
Sistem
informasi dapat meningkatkan kualitas proses adalah dengan mengendalikan
kualitas data dan aliran proses. Salah satu manfaat utama sistem informasi
adalah untuk mengontrol kualitas data. Misalnya, IS tidak bisa hanya memastikan
bahwa nilai data yang benar sedang diinput, itu juga dapat memastikan bahwa
data lengkap sebelum melanjutkan kegiatan proses. Cara termurah untuk
memperbaiki kesalahan data adalah dari sumbernya, dan itu menghindari masalah
yang berkembang ketika kegiatan proses dimulai dengan data yang tidak lengkap.
